Golpeados de lleno por la crisis pandémica actual, la mayoría de las empresas han tenido que revisar sus modalidades de trabajo, sobre todo con la implementación del teletrabajo. Para afrontar este insólito reto, los directivos tienen que encontrar nuevas formas de comunicar con sus equipos, manteniendo la motivación de los colaboradores y tranquilizándoles sobre el impacto que puede sufrir la empresa. ¿Cómo adaptar la gestión directiva para encarar esta crisis de modo que podamos conciliar la vida profesional y personal, lograr el equilibrio entre confianza y autonomía, compromiso y cohesión de equipo? Descubra nuestros 3 consejos a poner en práctica con sus equipos.
1. Adapte sus reuniones y formas de comunicar
Ante todo, es importante organizar reuniones colectivas en franjas horarias concretas, para favorecer los intercambios con cierta periodicidad. Esto fomenta la transparencia y transmite seguridad a los colaboradores. De este modo, todos recibiremos la información de forma homogénea: prioridades, plazos, objetivos a alcanzar…
Le recomendamos establecer algunas normas para optimizar la eficacia de las reuniones. Por ejemplo, tratar un asunto del orden del día con el equipo en una reunión de 20 minutos hasta 3 veces por semana, o incluso utilizar programas tipo Trello o Planner para definir las prioridades.
Pero hay más aspectos que tiene que cuidar: el directivo tiene que mostrarse muy empático con su equipo. Cada uno de los colaboradores tiene que disponer de su tiempo de intervención, sentirse escuchado y confiado, y poder adaptar su carga laboral al contexto particular (familiar enfermo, cuidado de los hijos…)
Aconsejamos también diversificar los distintos canales de comunicación: no se trata de usar únicamente el correo electrónico, sino de recurrir preferiblemente al contacto telefónico o por Skype, por ejemplo. En efecto, el terreno escrito es mucho menos fértil que la comunicación oral (tono de voz, gestos, miradas…)
2. Lograr el equilibrio entre confianza y autonomía
La relación de confianza entre un directivo y sus colaboradores tiene que ser recíproca. Conviene, por lo tanto, realizar reuniones individuales para detectar situaciones de riesgo, ajustar la carga laboral, solventar las dudas de algunos, o incluso aclarar cuestiones que no se hayan planteado durante las reuniones de equipo.
A continuación, aconsejamos hacer un seguimiento de la actividad basándonos en documentos escritos, audio y video. Este seguimiento puede realizarse por correo electrónico, almacenando carpetas en la nube o compartiéndolas en Drive, elaborar cuestionarios… Existen actualmente múltiples instrumentos para garantizar la transparencia de las tareas de cada uno. En este ámbito, el directivo obtiene muchos más beneficios explicando y justificando los objetivos a alcanzar que dedicándose a comprobar que el colaborador cumple con sus horarios de trabajo. Esto le permitirá afianzar el compromiso de los colaboradores.
También existen soluciones de video entrevista pregrabada que permiten grabar las reuniones en formato texto, audio o video. Constituyen la solución ideal para elaborar informes que se pueden compartir y comentar de forma colectiva.
Por último, es importante que los directivos disculpen a sus colaboradores por algunas situaciones insólitas como cuando, por ejemplo, un niño se cuela en una reunión virtual. El colaborador tiene que sentirse en confianza y en ningún caso molesto por tener que conciliar su vida profesional con la personal.
3. Refuerce y fomente la cohesión de equipo
En estos tiempos de confinamiento, el aislamiento social es un reto que tienen que afrontar muchos individuos. En este aspecto, el directivo desempeña una función importante: tiene encomendada la responsabilidad de inventar nuevas formas de convivencia. Proponer un reto divertido para cada semana, amenizar el ambiente compartiendo fotos que ilustren nuestra situación de teletrabajo, organizar cafés virtuales, proponer aperitivos virtuales… El objetivo es mantener el contacto entre compañeros y mejorar la experiencia del colaborador.
Este período de incertidumbre aportará muchas cosas buenas a los equipos y directivos. Aprenderemos a conocernos mejor y esto reforzará los vínculos. Por último, las empresas van a descubrir todas las ventajas que conlleva el teletrabajo y se darán cuenta de que, al fin y al cabo, muchas tareas pueden gestionarse a distancia. ¿Lograremos un mayor equilibrio entre vida profesional y personal? Hay una verdad indiscutible: dar un voto de confianza y conceder autonomía a los colaboradores permite aumentar considerablemente la eficacia y el rendimiento de una empresa.
