Las competencias transversales son ahora el punto de referencia para la evaluación.
Estas se han vuelto una ventaja competitiva en el contexto de la contratación, un vector de visibilidad para la orientación vocacional, una potente vía de desarrollo para el coaching, entre otros. Todos los sectores de la gestión de carreras se están enfocando en estas competencias.
Continuemos nuestra serie dedicada a las competencias transversales, con una habilidad que buscan todas las empresas: la capacidad de organización.
Esta habilidad, que es una poderosa garantía de rendimiento y eficacia, se demanda en todo tipo de puestos. Algo natural para algunos, un talón de Aquiles para otros, las capacidades de organización pueden, como todas las competencias transversales, desarrollarse de forma significativa, siempre que se identifiquen correctamente las áreas de progreso.
Veamos qué significa esta habilidad, qué la compone y cómo desarrollarla.
La capacidad de organización: la competencia de la productividad
Los científicos coinciden en que la capacidad de organización se define como: "la planificación de cada acción que compone un proyecto, desglosándolo para seguir un enfoque sistemático".
Aunque existe una tendencia generalizada a atribuir las capacidades de organización a los puestos administrativos o de dirección, hay razones de peso para extenderlas a cada rol dentro de la empresa. En el mundo del trabajo actual y futuro, en el que la gestión basada en proyectos es cada vez más popular y el trabajo híbrido se está convirtiendo en la norma, la capacidad de organización es más que nunca, una habilidad esencial. Una persona organizada es, ante todo, productiva; gestiona su agenda de forma autónoma y realiza las tareas con sensatez y eficacia, de acuerdo con las necesidades. No se desestabilizan con los cambios, ya que saben anticiparse a las necesidades, revisar las prioridades y reajustar la pauta para continuar con sus misiones.
Los fundamentos de la capacidad de organización
Varios elementos constituyen una competencia transversal y tienen un impacto en la forma en que se movilizará la competencia, su control y su potencial de desarrollo. Hay cinco de estos elementos:
- La personalidad: son los rasgos naturales del carácter de una persona. Mientras más posea una persona los rasgos de una competencia, más fácil será movilizar esa competencia y utilizarla eficazmente. Sin embargo, como los rasgos de personalidad son estables por definición, desarrollar una habilidad a partir de la personalidad requiere un trabajo más difícil.
En cuanto a la capacidad de organización, los rasgos de esta competencia son la meticulosidad, la puntualidad y el carácter racional y procedimental. La persona organizada busca ser eficiente; quiere optimizar su tiempo al máximo y sabe pensar en las prioridades y anticiparse a los imprevistos.
Cuidadosa, ordenada y metódica por naturaleza, la persona organizada es meticulosa, tiene una verdadera preocupación por la precisión y demuestra un cierto sentido del deber.
Sabe utilizar métodos de trabajo productivos y se preocupa de concluir sus tareas, comprobando que el trabajo realizado se ajusta a las expectativas iniciales y está libre de errores.
- El interés y la motivación: se refieren a lo que a la persona le gusta hacer, lo que le motiva y le entusiasma. Están relacionados con el placer y la satisfacción derivados de una actividad. Tienen un impacto en el desarrollo de habilidades, ya que una persona motivada es más probable que se esfuerce por mejorar.
Los intereses y las fuentes de motivación necesarios en el sentido de la organización son convencionales. La persona tiene una fuerte preferencia por las actividades estructuradas en las que las tareas están claramente definidas. Estará motivado por ser capaz de definir y seguir un plan y/o unas directrices con precisión, y podrá demostrar su eficacia en estas tareas de precisión.
- Las aptitudes: se basan en las habilidades y conocimientos personales de un individuo y son de carácter adquirido. Incluyen aptitudes profesionales y habilidades blandas que, gracias a su fuerte potencial evolutivo, tienen un impacto favorable en el desarrollo de las competencias.
Si la capacidad de organización indica una personalidad rigurosa, este rigor no implica rigidez. La capacidad de adaptación es necesaria para ser flexible en caso de cambio o de imprevisto, para no estar desorientado, sino estimulado y abierto a tener en cuenta nuevas informaciones para corregir la situación.
Otro elemento importante es la automotivación. Las competencias de organización implican tomar las medidas adecuadas para completar las tareas a tiempo, sin necesidad de estímulos externos y sin permitir que los obstáculos frenen el rendimiento. Una persona con buena capacidad de organización es también ética, fiable y se puede confiar en ella para cumplir los plazos y las tareas.
- La capacidad cognitiva: se asemeja a la capacidad de pensamiento de la persona y le permite entender su entorno, captar su complejidad y dar respuestas adecuadas. El desarrollo de las capacidades cognitivas es consecuencia del esfuerzo de la persona en los ejercicios a realizar.
Las habilidades cognitivas implicadas en la organización implican lógica, análisis crítico y visión global. Tener una visión general de una tarea permite a la persona identificar los pasos clave para definir una secuencia de trabajo. También le permite estimar el tiempo necesario para cada paso, prever los recursos y medios necesarios y determinar el método más adecuado. Abierta a su entorno, la persona es capaz de captar la naturaleza y lo que está en juego en una tarea para poder estructurarse rápidamente.
- El entorno: cualquier competencia puede ejercerse de forma eficaz si el entorno en el que se solicita lo permite. Un entorno desfavorable puede limitar el potencial de desarrollo de una competencia. Cuanto más en armonía se encuentre una persona con el entorno en el que se encuentra, mejor se sentirá y más probable será que pueda rendir al máximo.
En términos de capacidad de organización, el entorno más propicio será el que se oriente a los procesos. Los valores de fiabilidad y eficacia que se desarrollan en un entorno de trabajo que valora la puntualidad, el cumplimiento de las normas, y la claridad de las funciones y las tareas, favorecen el desarrollo de las competencias de organización.
Posibilidades de desarrollo
Para desarrollar las capacidades de organización, puede ser útil reflexionar sobre la forma habitual de realizar las tareas, a fin de identificar las dificultades para establecer una estructura eficaz. ¿Es la dificultad de priorizar las tareas, de definir el tiempo necesario, de respetar el marco, de seguir los pasos, de no dispersarse demasiado, de no rendirse, de ser puntual, de revisar para evitar errores, etc.? En función del problema o los problemas, se pueden considerar acciones específicas.
Existen cursos de formación sobre organización y productividad que permiten aprender técnicas y descubrir diferentes estrategias que, si se utilizan con regularidad, pueden automatizarse con el tiempo.
Como ocurre con cualquier habilidad, si no hay motivación, será difícil conseguir que una persona desarrolle capacidades de organización. Sin embargo, los beneficios de esta competencia, en términos de productividad y eficiencia, pueden ser presentados a la persona para crear un interés en desarrollarla.
